A Qtde em estoque de um item é sempre a soma da quantidade que existia fisicamente em estoque (ou já encomendada do fornecedor) quando ele foi criado com todas as entradas posteriores desse item por aquisição ou doação.
Quando um item é inicialmente criado, é possível informar a quantidade em estoque existente do mesmo. A partir daí, sempre que houver uma entrada do item (vinda do fornecedor), será necessário acrescentar a quantidade, editando o item.
Por exemplo, para um livro criado com 100 unidades já existentes em estoque:
- Ele será criado com Qtde em estoque = 100.
- Se houver nova compra da editora, de 50 unidades, por exemplo, a Qtde em estoque deve ser alterada para 150.
Devoluções devem ser tratadas pelo registro de vendas e entregas. Não aumente o estoque baseado em uma devolução. Ao invés disso, corrija a entrega do item e/ou cancele a venda.
No caso de já terem sido feitas vendas, com ou sem registro de entregas, e se deseja conciliar o estoque com o que existe para passar a controlá-lo, faça o seguinte para cada item:
- Registre todas as entregas que já tenham sido feitas ou separadas para serem feitas, e anote o valor da Qtde entregue constante do cadastro do item.
- Levante a quantidade que existe, fisicamente, em estoque (independente da quantidade constante do campo Qtde em estoque do item), exceto o que já tenha sido separado ou reservado para entrega.
- Some a quantidade fisicamente existente (passo 2) com a quantidade entregue (passo 1) e altere o valor Qtde em estoque para esta quantidade.
No exemplo acima, suponha que haja 150 livros no depósito e já tenham sido entregues 30. Neste caso, altere o campo Qtde em estoque para 180.
A partir desse ajuste, cada vez que receber uma nova remessa do item, some a quantidade recebida ao valor existente no campo Qtde em estoque para manter o inventário atualizado.
- Qtde em estoque: Soma do estoque existente quando o item foi criado com todas as entradas subsequentes recebidas do(s) fornecedor(es).
- Qtde vendida: Soma das quantidades não canceladas do item em todas as vendas fechadas e não canceladas.
- Qtde repor: Qtde vendida - Qtde em estoque
- Qtde sobra: Qtde em estoque - Qtde vendida (é o negativo da Qtde repor)
- Qtde entregue: Soma das quantidades dos itens vendidos marcados como entregues. É sempre menor ou igual à Qtde vendida.
- Qtde atual: Qtde em estoque - Qtde entregue. É quanto deve existir fisicamente no depósito.