Visão Geral
As fotos dos alunos ficam em álbuns de fotos. Os álbuns podem ser configurados por período letivo ou reaproveitados de um período para outro.
- Se as fotos dos alunos antigos serão reaproveitadas do período anterior, use o mesmo álbum de fotos.
- Se serão tiradas novas fotos de todos os alunos, use um novo álbum.
A configuração do álbum de um período letivo é feita no cadastro do mesmo.
Requisitos das fotos
- As fotos devem ter no mínimo 480 pixels de largura por 640 pixels de altura. Se tiverem dimensões maiores, a razão entre sua largura e altura deve ser de 3 para 4. Ex: 480x640, 600x800, 900x1200, 1080x1440. O sistema redimensionará as fotos para o tamanho de 480x640.
- O formato do arquivo de foto deve ser o JPG com 100% de qualidade.
- As fotos devem ser tiradas com boa iluminação e contraste, evitando fotos escuras e sombras. Os programas de tratamento de imagens em geral possuem opções para nivelamento automático de cores, brilho e contraste. Para impressão em cartão PVC ou de proximidade, uma foto mais clara é preferível a uma foto mais escura.
- O enquadramento da foto deve priorizar o rosto do aluno, como em uma foto 3x4 não digital. Não deve ser tirada nem de tão perto que o nariz fique desproporcional e nem de tão longe que a cabeça ocupe menos do que 75% da área da foto.
- O aluno deve posar de frente para a câmera, olhando para a mesma. Lembrar que o objetivo da foto é a identificação do aluno. Esta foto aparecerá na carteirinha escolar, na ficha do aluno e em diversos outros pontos do sistema, como relatórios como o carômetro, onde aparecem lado a lado. Portanto, devem ter uma certa uniformidade.
- Evitar adereços como óculos escuros, bonés e chapéus em geral, a menos que sejam de uso médico.
- No caso de o aluno fornecer uma foto que já possua, atentar para as recomendações acima e outros pontos como vestimentas inadequadas (trajes de banho, camisas sem manga, fotos sem camisa), fotos de lado, fazendo caretas ou gestos.
Incluindo ou alterando a foto de um aluno
Individualmente ou em pequenas quantidades, as fotos dos alunos podem ser inseridas ou substituídas diretamente no álbum de fotos.
Incluindo fotos em massa
Para grandes quantidades - por exemplo, as fotos de uma turma inteira - o sistema possui a facilidade de trabalhar com zips de fotos.
Eles são arquivos compactados, no formato zip, contendo apenas fotos. Com esse recurso, é possível enviar as fotos de uma turma inteira de uma vez para o sistema.
O uso dos zips de fotos requer uma preparação prévia: o sistema deve saber o que esperar para associar corretamente as fotos do zip a cada aluno. Assim, antes de criar o arquivo zip propriamente dito, é preciso cadastrar os zips no álbum. Isto é feito na opção Zips de fotos de cada álbum:
Ao preparar um zip no sistema, escolhe-se uma ou mais turmas e seus alunos que estiverem sem foto serão automaticamente incluídos na lista do zip, em ordem alfabética.
Se for a primeira "tiragem", recomenda-se que seja preparado um zip por turma. Se se está preparando um zip apenas dos faltosos à primeira tiragem, não há problema em colocar mais de uma turma em um mesmo zip. É recomendado que a quantidade de fotos de um zip não ultrapasse muito a quantidade de alunos de uma turma típica (em torno de 40 alunos).
O próximo passo é garantir que a ordem dos alunos na listagem do zip esteja rigorosamente igual à ordem dos arquivos dentro do zip, quando ordenados alfabeticamente. Isto pode ser feito de duas formas:
1. Quando o zip é preparado antes da tiragem das fotos
Esta é a forma mais simples. As máquinas digitais nomeiam as fotos com um número sequencial. Sendo assim, podem-se usar os nomes dados pela máquina digital, sem necessidade de renomear os arquivos, desde que as fotos sejam tiradas na sequência exata da listagem do zip. A listagem pode ser impressa, para facilitar a tiragem, e os alunos devem ser chamados para a foto na ordem exata da listagem.
Se acontecer de haver alunos chamados na ordem incorreta, ou se houver faltosos, ou mesmo se, nos primeiros dias, o aluno ainda não consta da lista de sua turma, ou está em outra turma, tudo isto deve ser anotado no momento da tiragem, na listagem impressa, e os devidos ajustes feitos para garantir que a ordem da lista do zip será a mesma dos arquivos. É possível incluir, alterar a ordem e excluir alunos da lista antes de enviar o zip. Para isto, abrem-se as Fotos previstas do zip e pode-se efetuar as operações de ajuste necessárias.
2. Quando o zip é preparado depois que as fotos já foram tiradas
Neste caso, sugere-se que as fotos tenham como nome os códigos dos alunos, e deve ser usada a opção Ordenar por código para colocar a listagem em ordem de código, e não de nome, dos alunos. Com a listagem ordenada por código e os arquivos também com nomes iniciando ou iguais aos códigos dos alunos, o sistema irá conciliar e associar corretamente as fotos do zip a cada aluno. As operações de inclusão e exclusão da lista podem ser feitas para garantir que a lista contenha apenas os alunos que terão foto no zip. Por exemplo, excluindo os que faltaram à tiragem.
Envio do zip para o sistema
Em ambas as estratégias de preparação vistas acima, o arquivo zip a ser gerado deve conter apenas arquivos .JPG e na quantidade exata da lista preparada no sistema. Se houver qualquer arquivo fora do formato, excedente (inclusive arquivos "escondidos") ou faltando, o zip será rejeitado pelo sistema.
Sugere-se colocar os arquivos que formarão um zip em uma pasta, selecionar todos os arquivos da pasta e usar um programa compactador, como o WinRAR, ou o próprio compactador do Windows, para criar o zip.
Uma vez criado o zip, usa-se a opção Enviar zip, de cada zip no sistema, para enviar efetivamente o arquivo zip.
Após o envio, sendo o zip aceito, é possível abrir as fotos previstas do zip e visualizá-las.
Recomenda-se, neste ponto, uma conferência visual de nome e foto, ou código do aluno, para detectar possíveis fotos trocadas.
Havendo fotos trocadas, deve-se excluir e/ou substituir as fotos diretamente no álbum de fotos. Se forem muitas, deve-se excluir todas as erradas no álbum de fotos (excluir apenas da lista do zip não retira as fotos do álbum) e pode-se então preparar um novo zip. Como o zip só admite alunos sem foto, apenas estes entrarão no novo zip preparado.