Este artigo trata apenas dos cartões de identificação emitidos em mídia de cartões de proximidade. Os procedimentos de associar e exportar arquivos, descritos adiante, não são necessários para os arquivos emitidos em PVC comum ou outros formatos que só possuam código de barras.
O Easy Escola permite o uso de cartões de proximidade modelo IDEX ISO para a confecção de carteirinhas. Esses cartões são usados em catracas e relógios de ponto para registrar a entrada ou saída de alunos, familiares, colaboradores e funcionários.
Os cartões de proximidade vêm de fábrica com um código numérico pré-gravado magneticamente, e pré-impresso em uma das faces. Esse código de fábrica identifica o cartão e não pode ser alterado.
Na verdade, os cartões possuem 3 códigos de padrões diferentes. Os utilizados pelos leitores compatíveis com o Easy Escola é o código Wiegand, identificado por um W: .
Para que o sistema possa identificar corretamente a quem pertence um determinado cartão, é preciso associar o código W de fábrica do cartão ao código do sistema do aluno, responsável, colaborador ou funcionário, que é impresso no código de barras.
A funcionalidade Frequência/Cartão de Identificação/Associar códigos de proximidade permite fazer esta associação em massa, e a funcionalidade Frequência/Cartão de identificação/Exportar arquivos para catracas permite baixar um arquivo para envio às catracas.
Sempre que um ou mais novos cartões forem emitidos, antes que as catracas o reconheçam, é preciso efetuar esses dois passos:
1 - Associar o código W de proximidade do cartão ao código do portador do mesmo, impresso no código de barras, usando a opção Frequência/Cartão de Identificação/Associar códigos de proximidade.
A tela é autoexplicativa: use o leitor de proximidade e o leitor de código de barras para ler esses dois códigos de cada novo cartão. A sequência deve ficar:
Proximidade cartão 1
Código de barras cartão 1
Proximidade cartão 2
Código de barras cartão 2
...
Proximidade cartão N
Código de barras cartão N
Esta associação deve ser feita com atenção, para não "descasar" os cartões. Recomenda-se que seja feita em pequenas quantidades por vez e conferidas antes de clicar em Associar.
2 - Baixar o(s) arquivo(s) para enviar para as catracas ou relógios para que estes reconheçam o cartão e informem corretamente o código do portador, usando a opção Frequência/Cartão de identificação/Exportar arquivos para catracas.
Nesta funcionalidade, um arquivo de texto no formato esperado pelas catracas e relógios Henry compatíveis com o sistema é gerado para cada tipo de portador, quando se clica no respectivo link: aluno, responsável, colaborador e funcionário.
Cada link fornece um arquivo txt com a relação completa dos cartões existentes, com os associados mais recentes primeiro. Para evitar a demora no envio para as catracas, é possível abrir o arquivo em um editor de texto como o Notepad ou o Notepad++ (gratuito) e deixar apenas as linhas mais recentes, a partir do primeiro cartão que tenha sido associado no passo anterior. A figura abaixo mostra um exemplo de arquivo de alunos.
Se não tiverem sidos associados cartões de um determinado tipo, não é necessário baixar o arquivo correspondente. Por exemplo, se só foram associados cartões de familiares, basta exportar apenas esses cartões, não sendo necessário obter os demais arquivos.
Recomenda-se que antes de entregar os cartões aos seus portadores, e depois de realizar os procedimentos acima, os mesmos sejam testados nas catracas ou relógios para se certificarem de que serão reconhecidos corretamente.
O recolhimento da frequência (registros de entrada e saída) gerados pela passagem desses cartões nas catracas ou relógios de ponto, pelos seus portadores, é feito automaticamente por processos que interagem com as catracas e relógios.
- No caso das catracas, uma máquina virtual VMWare especializada, desenvolvida pela Simbit, deve rodar na rede local da escola, com acesso às catracas para fazer o recolhimento e envio automático para o Easy Escola, na nuvem.
- No caso de relógios de ponto, podem ser desenvolvidas soluções similares, ou, se os mesmos já tiverem um programa de coleta, o arquivo gerado pode ser enviado via funcionalidade de coleta de identificações.
Em ambos os casos, os agentes de apuração de frequência do sistema devem ser configurados na opção Frequência/Apuração automática/Configurar apuração automática, para processar os registros coletados.